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Administration
 

Règlement

La Villanelle - Règlement

Inscription des adhérents

Les adhérents doivent remplir avec précision tous les champs des bulletins d'inscription, et joindre leur règlement à ce bulletin. Pour ceux qui ne possèdent pas d'adresse mail, ne pas oublier de joindre 3 enveloppes timbrées à leur nom et adresse.

Cotisations

Pour que l'inscription soit effective, le paiement doit être effectué à la remise du bulletin d'inscription. Ce paiement peut être effectué en plusieurs fois comme indiqué sur le bulletin. Attention de dater tous les chèques du jour de leur rédaction. Éventuellement, écrire au dos, au crayon , le mois d'encaissement souhaité. Les cotisations servent au fonctionnement des chorales: salaire des deux chefs de chœur, rémunération des formateurs, assurance couvrant les adhérents et le bureau, frais de timbres, de fournitures de bureau, achat de partitions, frais d'impression, de photocopies, publicité etc, ainsi que les frais de concerts lorsque les recettes obtenues ne suffisent pas à les couvrir.

Frais de fonctionnement

L'association prend en charge tous les frais nécessaires à la pratique du chant choral, à la réalisation de concerts, et au fonctionnement intrinsèque de l'association.
Ne sont pas pris en charge par l'association les cadeaux, bouquets, boissons, repas aux adhérents, à leur famille ou aux chefs de chœur, excepté le repas de fin d'année.
Ne pas oublier que légalement, il faut impérativement toujours avoir un justificatif de toute opération financière. Le justificatif (ou facture) est à demander au fournisseur de préférence avant le paiement. Ce justificatif est à remettre au trésorier qui se chargera de rédiger le chèque de paiement.
Les règlements sont de préférence à effectuer par chèque, afin de garantir une meilleure traçabilité.
Si vous ne pouvez faire autrement, vous pouvez éventuellement régler directement le fournisseur par tout moyen à votre convenance et vous faire rembourser par le trésorier, sur présentation du justificatif fournisseur, sur lequel vous aurez pris soin de noter votre nom au dos.
En début d'année, il serait souhaitable que chaque chorale puisse faire une estimation du nombre de concerts prévus, ainsi que des frais divers, concerts et éventuellement formation, afin que le trésorier puisse établir un budget prévisionnel global le plus précis possible. Ces budgets prévisionnels permettent à l'association d'obtenir des subventions, et donc de pouvoir maintenir des cotisations les moins élevées possible.

Recettes

Les recettes des concerts ou spectacles organisés par nos chorales sont à remettre dans leur intégralité au trésorier - avec si possible le détail des espèces, et les chèques classés par banque - même dans le cas où l'activité à été faite au profit d'un tiers: le trésorier se chargera, dans ce cas, de faire la déduction des frais et de rédiger un chèque de la différence à l'ordre du tiers.
Toutefois, si certains frais devaient être réglés de suite, toujours demander un justificatif de ces frais, et ensuite noter quand même clairement le détail des opérations, c'est à dire la totalité de la recette et le montant des frais déduits. Gardez bien à l'esprit en permanence que tout doit être vérifiable: ce n'est pas un manque de confiance, c'est pour que tout soit clair et qu'il ne puisse y avoir aucun doute et aucune discussion, et donc c'est mieux pour tout le monde.
Il convient d'être extrêmement précis sur toutes ces questions comptable, d'abord afin qu'une relation de confiance puisse être établie entre les différents acteurs, ensuite afin de permettre au trésorier de réaliser des budgets prévisionnels afin d'effectuer les demandes de subvention à la municipalité, au conseil général ou autre, et de réaliser la comptabilité exacte de l'association, afin de rendre compte de l'activité de l'association à ces entités, ainsi qu'aux services fiscaux, le cas échéant.

Concerts

Tout concert organisé par une chorale avec entrée payante doit être déclaré à la SACEM (si le concert est organisé par un tiers, c'est à celui-ci de le faire) Il vous suffit de faire passer au trésorier le détail du programme avec les morceaux et leurs auteurs, et il se chargera d'effectuer la déclaration.

Assiduité

Pour participer à un concert, tout choriste devra avoir été le plus assidu possible tout au long de l'année, et avoir, d'autre part, assisté aux 4 dernières répétitions d'avant concert, et ce pour des raisons bien compréhensibles: chaque choriste est un individu, mais une chorale ne fonctionne qu'avec plusieurs choriste de niveau le plus égal possible et surtout les mieux accordés possible, ce qui n'est possible qu'en assistant aux répétitions demandées par le chef de choeur.